מערכות עזר למרכזיות הטלפונים

מענים קוליים, ניתוב שיחות, מוזיקה בהמתנה ומערכות דואר קולי – מערכות העזר למרכזיות הטלפונים משמשות ארגונים וחברות ונועדו לסייע ולפתור צרכים שהארגון נתקל בהם בעבודה השוטפת. ומה עוד? בכתבה הבאה…

1. מענים קוליים

מערכת מענה קולי אוטומטי משמשת יחידת עזר לקבלת שיחות בארגון, בחברה או בקול סנטר ונכנסת לפעולה כאשר המענה האנושי תפוס במתן מענה לפונה אחר.
הפעלת המענה מאפשרת:
א. מתן תשובה מידית לפונה
ב. מאפשרת למענה האנושי לטפל בפונה אחר
ג. מוודאת ומבטיחה כי כל הפניות בארגון נענות באופן מיידי
מענים קוליים תפקידם לתת אינפורמציה קצרה ומיידית כגון: "אנו מטפלים בפניות קודמות אנא המתן ונענה מיד"
מענה קולי אוטומטי יכול לטפל בו זמנית בפניה אחת או יותר, היצרנים המקובלים בישראל בנושאים אלו הנם: חברת ITS וחברת גמא תקשורת.

2. מערכות ניתוב אוטומטיות

1. מערכות אוטומטיות אלו משמשות כמרכזנית אוטומטית המותקנת בפרונט המרכזייה כלומר כל השיחות הזורמות לארגון מקבלות מענה מוקלט אוטומטי הפנה את הפונה אל המחלקות/תת מחלקות השונות.
2.מערכות ניתוב אוטומטי משווקות בכמה רמות שונות וניתנות להתאמה לצורכי הארגון
3.המערכות מתחלקות למערכות פשוטות הכוללות ערוץ 1 ( טיפול בפניה אחת או יותר) ועד 9 הפניות .
4.מערכות מורכבות הכוללות בין 2-8 ערוצים תפריטים קולים מגוונים, זיהוי פנוי/תפוס, שליטה מרחוק, אפשרות השארת הודעות ב 2-8 תאים קוליים.
5.הציודים משווקים בנושא זה בישראל ע"י החברות גמא תקשורת ו – ITS

3. מערכות מוזיקה בהמתנה

מערכות מוזיקה בהמתן נועדו לתת מענה בזמנים "מתים" שבו מתבצעת העברת השיחות לנמענים בתוך הארגון.
ברור שעל גבי פלטפורמה זו התפתחו דפוסים נוספים שמנצלים האפשרות ומשמיעים לפונה פרסום או מידע רלוונטי לגבי הארגון.
להלן המערכות העיקריות המקובלות:
1. יחידות למוזיקה בהמתן באורך 60 שניות – 4 דקות כולל אפשרות להקלטה עצמית
2. יחידות למוזיקה במתן באורך של 15-30 דקות כולל אפשרות להטענת
קובצי MP3 לחיבור לרשת ה- LAN בארגונית
3. יחידות למוזיקה בהמתן באורכים של שעת הקלטה ויותר כולל הקלטות קבצי 3MP שליטה והקלטה מרחוק באמצעות רשת ה – IP
4. היצרנים הבולטים בישראל למערכות אלו הנן חברת ITS, גמא תקשורת, חברת PC מיוזיק ועוד.

4. מערכות דואר קולי

מערכות דואר קולי מאפשרות מתן תאים קוליים לכל משתמשי הארגון ולמשתמשים מחוץ לארגון.
מערכות דואר קולי מתאפיינות עפ"י מספר הערוצים שמתחילים ב – 2 ערוצים ויכולים להגיע עד ל – 8 או 16 ערוצים בו זמנית.
מערכות דואר קולי מספקות תפריטי ראשיים תתי תפריטים, תיבות קוליות ללא הגבלה כולל שעות הקלטה עפ"י גודל והגדרות המערכת עד לרמות של 100 שעות.
מערכות דואר קולי משולבות EMAIL מערכות אלו אפשרות העברת ההודעה המוקלטת ל – MAIL האישי של בעל השלוחה, טכנולוגיה זו קרויה בשם UNIFIED MESSAGING ובעברית איחוד הודעות הולכת ותופסת מקום חשוב בטכנולוגיה זו.

שלב נוסף בהתפתחות מערכות הדואר הקולי הנו שילוב נוסף של שרת פקסים (בנוסף לאיחוד הודעות) מערכת זו מאפשרת קבלת פקס במייל האישי ובדרך כלל הנה מותקנת ע"ג מערכת איחוד הודעות.

היצרנים הבולטים של מערכות דואר קולי בישראל הנן חברת ITS וחברת גמא תקשורת.

בנוסף לכך היצרנים השונים כגון פנסוניק או חברת אוויה מייצרות ומספקות מערכות דואר קולי אינטגרליות למרכזיות שהן מייצרות